مروری بر مدیریت پروژه

در سال های اخیر، مدیریت پروژه  رشد چشمگیری داشته و به عنوان یک عملیات مجزا و جدی در تجارت ظهور کرده است. بنابراین در صحنه‌ تجارت جهانی ، یعنی جایی که شرکت ها دائما به دنبال رسیدن به مزیت رقابتی هستند، مدیریت پروژه به یک عامل کلیدی در این رقابت تبدیل شده است.

از اینرو مدیران پروژه وظیفه پیچیده‌ای برعهده دارند. آنها باید تمامی جنبه های پروژه را بررسی کرده و از اجرای درست و به موقع آنها، در محدوده بودجه‌ای که برایشان تعیین شده، اطمینان حاصل کنند. وظایف متعددی برای یک مدیر پروژه تعیین شده است که باید توانایی انجام آنها را داشته باشد. تعریف هدف پروژه، برنامه ‌ریزی فعالیت ها، مدیریت منابع ، برآورد زمان اجراء پروژه ، برآورد هزینه های پیشرو ، محاسبه بودجه درخواستی برای به اتمام رساندن پروژه، تهیه مستندات ، ایجاد گزارش و نمودارهای پیشرفت پروژه برای ارائه به مدیریت های بالا دستی ، مدیریت ریسک ، کنترل کیفیت و رهبری تیم از جمله وظایفی است که بعهده مدیر پروژه است.

قابلیت های فردی مدیر پروژه، در موفقیت پروژه تعیین کننده است.

مدیر پروژه نمی تواند وظایف مذکور را به نحو احسن انجام دهد مگر اینکه ترکیبی از قابلیت های فردی را دارا باشد. این قابلیت ها شامل ذهن تحلیل گر، قدرت ارتباط با دیگران ، قدرت نفوذ در سازمان ، قدرت تشخیص و تحلیل ریسک و در آخر یافتن راه ‌حل‌ مناسب برای برون رفت از چالش ها می باشد. از بین قابلیت های ذکر شده ، مهم ‌ترین آنها ، مدیریت ریسک یا همان Risk management است. خطراتی که در روند اجراء پروژه اختلال ایجاد می ‌کنند لازم است پیش بینی ، شناسایی ، حذف و رفع شوند. میزان ریسک باید در تمام طول اجراء پروژه سنجیده شود و تصمیمات مناسب مدیر پروژه ، باید به حرکت روان اجراء پروژه منتهی گردد.

چرخه حیات یک پروژه

فرآیند شروع (Initiation Phase): در فاز اول که آن را فرآیند شروع می نامیم، مدیر پروژه تلاش می کند منابع لازم و تیم پروژه را جهت تعریف دقیق پارامترهای کلیدی پروژه شامل تجزیه و تحلیل شرایط مالی پروژه و سقف بودجه ، دامنه‌ پروژه و برنامه کاری اعضاء شناسایی و تعیین کند. تیم پروژه بر اساس پروپوزال پروژه، منشور پروژه (Project Charter) را به عنوان سندی که با تایید آن توسط مدیران بالا دستی ، اجازه شروع برنامه ریزی اولیه را به تیم پروژه می دهد ، تهیه می نماید. این برنامه ریزی شامل نحوه ارتباط میان طرف های درگیر در پروژه نیز هست. همچنین یک فهرست اولیه از نقاط قوت و ضعف ، فرصت ها و تهدید های پیشرو و ریسک هایی که ممکن است موفقیت و یا عدم موفقیت پروژه را تحت تاثیر قرار دهد، تهیه می شود. در پایان این مرحله، کل پروژه بر اساس مدارک تهیه شده ارزیابی مجدد می شود و جهت توقف یا شروع فاز بعدی تصمیم گیری می شود.

فرآیند برنامه‌ ریزی (Planning Phase): در فرآیند برنامه ریزی، هدف اصلی این است که درمورد هزینه، زمان و مصرف منابع، مدیریت و برنامه‌ریزی دقیق ‌تری داشته باشیم. انتخاب تیم برنامه ‌ریزی، بررسی منابع مورد نیاز برای فعالیت ها ، برآورد زمان و هزینه انجام فعالیت ها ، تدابیر تضمین کیفیت و همچنین دریافت مجوز های لازم برای شروع کار در این مرحله مورد برسی قرار می گیرد. در این مرحله معمولاً‌ افراد بیشتری به تیم پروژه می پیوندند و به کمک مدیر پروژه می آیند تا جزئیات بیشتری از برآورد هزینه ها، محدوده پروژه ، برنامه و کیفیت پروژه را تعیین کنند. در این مرحله فعالیت های تکمیلی دیگری به روند اجراء پروژه مانند نحوه کنترل تغییرات در روند اجراء و سازمان پروژه، مدیریت اسناد و مکاتبات و غیره اضافه می شود.

فرآیند اجرا (Execution Phase): بعد از اینکه برنامه ریزی بطور دقیق انجام شد، با تکیه بر آن و هماهنگی میان تمام اجزاء درگیر ، می توان پروژه را در راستای برنامه ریزی انجام شده به اجراء درآورد. با این کار عملا فرآیند اجراء و تولید آغاز شده است. بیشترین منابع تخصیص یافته به پروژه در این مرحله مصرف می گردد. در فاز اجراء وظیفه اصلی مدیر پروژه قادر ساختن تیم پروژه جهت اجرای فعالیت ها طبق برنامه تعیین شده می باشد.

فرآیند نظارت و کنترل (Monitor & Control Phase): در فرآیند نظارت و کنترل ، مدیر پروژه مشکلات احتمالی را به موقع شناسایی کرده و پیش بینی و تصمیم ‌گیری سریع برای اقدامات اصلاحی انجام می دهد تا پروژه از مسیر مطلوب خود خارج نگردد. چه در فاز اجراء پروژه و چه در فاز نظارت و کنترل، استفاده از نرم افزارهای مدرن مدیریت پروژه یک مزیت محسوب می گردد که می تواند به مدیر پروژه برای هدایت موثر پروژه کمک شایانی کرده و ریسک شکست پروژه را به شدت کاهش دهد.

فرآیند اتمام پروژه (Project Closure): در فرآیند اتمام پروژه ، تیم پروژه خروجی های پروژه، عملکرد تیم پروژه ، تجزیه و تحلیل روند کار ، عملکرد سازمان اجرایی و خطاهای پیش آمده در روند اجراء را مورد بررسی قرار می دهد. یکی دیگر از اموری که در این مرحله انجام می پذیرد، بررسی مقدار و ارزش سوددهی به سازمان است. برای این کار بازخورد مشتریان، اعضای تیم پروژه، مصرف کنندگان و دیگر ذینفعان مورد کاوش و بررسی قرار می گیرند. در نهایت گزارشات مدیریتی و نیز تولید مستندات به عنوان بهترین شیوه های انجام کار و آموخته ها جهت استفاده در پروژه های بعدی در فاز اتمام پروژه انجام می پذیرد.

نرم افزار مدیریت تحت وب ترلو  Trello  در سال ۲۰۱۱ توسط شرکت فاگ کریک ساخته شد که بجز بخش Trello Business class  بخش اصلی خدمات و امکانات آن رایگان می باشد. Trello به دلیل پشتیبانی کامل زبان فارسی و محیطی ساده و قابل فهم ، یکی از محبوبترین و پر کاربرد ترین نرم افزار های مدیریت پروژه رایگان و  تحت وب در بین ایرانیان می باشد. همچنین ترلو به صورت اپلیکیشن موبایل و تبلت برای تمامی سیستم عامل ها طراحی شده است. به طور خلاصه سیستم مدیریت پروژه ترلو سیستمی جهت مدیریت هرچه ساده تر و پیشرفته تر پروژه‌ها، برنامه های کاری و حتی برنامه‌ ریزی برای امور شخصی است . نرم افزار مدیریت پروژه ترلو از سه بخش Board ، List  و Card  تشکیل شده است. با استفاده از این سه جزء اصلی ترلو ، شما قادر به مدیریت هوشمندانه پروژه و برنامه های خود خواهید بود.

ترلو یک نرم افزار منعطف ، سریع و در عین حال ساده است. برای تکمیل مدیریت هوشمندانه پروژه، ترلو ابزار دیگری را در اختیار شما قرار داده که به شما کمک می کند جزئیات بیشتری مانند اطلاعات پروژه و آماری دقیق و شفاف از کلی ترین تا جزئی ترین بخش های مختلف پروژه را آماده و بایگانی کنید . مدیریت زمان تحویل، مشخص نمودن روند تکمیلی و پیشرفت پروژه و... همه از امکانات مفید ترلو می باشد.

همچنین ترلو ابزاری را جهت مدیریت پروژه به صورت تیمی در اختیار شما قرار داده است که به نوعی ترلو را تبدیل به یک شبکه اجتماعی می کند. به صورتی که اعضاء تیم می‌توانند در تکمیل و پیشرفت یک پروژه سهیم باشند و با یکدیگر در محیط ترلو و با استفاده از بعضی از امکانات ترلو در ارتباط باشند. با استفاده از سیستم مدیریت پروژه تیمی وظایف هر شخص را می‌توان در تکمیل پروژه تعیین کرد و زمان تحویل هر فرد را مشخص نمود. ترلو یک نرم افزار مدیریت پروژه قدرتمند با سطح امنیت بالا است.

همین حالا می توانید سری به وب سایت این نرم افزار قدرتمند مدیریت پروژه بزنید و اطلاعات بیشتری را از آن کسب کنید.

www.trello.com

در پاییز ۱۳۹۲ نرم افزار تحت وب ایرانی تسکولو (Taskulu) توسط یک شرکت استارتاپ در غرب تهران به بازار عرضه شد. Taskulu از دو واژه Task به معنی کار یا وظیفه و kulu در اصل واژه ای نشات گرفته از زبان آفریقایی با نوشتار zulu به معنی عظیم و بزرگ است. در اصل Taskulu به معنی کار بزرگ می باشد. در پاییز ۹۳ اولین نسخه این نرم افزار با زبان انگلیسی با هدف تسخیر بازارهای بین المللی منتشر شد. بطور کلی و در حال حاضر این نرم افزار زبان های فارسی، انگلیسی و اسپانیایی را پشتیبانی می کند . تسکولو به صورت اپلیکیشن بر روی تمامی سیستم عامل ها ی موبایل نیز قابل استفاده است.

تسکولو را می توان اولین رقیب فارسی برای ترلو به حساب آورد. تسکولو همانطور که ذکر شد، یک پلتفرم تحت وب است که ابزاری را در اختیار استارتاپ ها، شرکت ها و تیم ها قرار می دهد تا بتوانند با کنترل غیر حضوری و فقط از طریق وب، تمامی بخش های مدیریت پروژه خود را به اشتراک بگذارند.

تسکولو مهمترین مزیت و کارایی سرویس خود برای کاربران را ، در سه بخش مدیریت کارها و پروژه ها ، مدیریت تیم و سطوح دسترسی ساده بیان نموده است. در اجرای یک پروژه با استفاده از Taskulu می توان به راحتی فهرست وظایف ایجاد کرد و آنها را مدیریت کرد. در تسکولو می توان برای اجراء پروژه ، فایل های کاری را بین اعضاء تیم پیوست کرد و به اشتراک گذاشت و می توان لحظه لحظه با اعضاء تیم ارتباط برقرار کرد .

تسکولو یک انیمیشن جهت معرفی محصول و کاربرد آن در حوزه مدیریت پروژه ساخته است که می تواند برای شناخت این محصول بسیار مفید باشد. توصیه می کنم آنرا ببینید.

همچنین جهت استفاده از محصول و نیز دستیابی به کلیه اطلاعات کامل به وب سایت تسکولو مراجعه کنید 

www.taskulu.com