موتور نرم افزاری نظارت و کنترل فرآیندهای کسب و کار

سیستم مدیریت کسب و کار رایین سیستم مجهز به موتور هوشمند کنترل وقایع و فرآیندهای کسب و کار است. این موتور نرم افزاری هوشمند، در صورت اجراء  هر Task و یا هر زیرفرآیند در سیستم که سازمان نسبت به آن حساسیت ویژه داشته باشد مثل قطعی کردن اسناد حسابداری، اصلاح اسناد حسابداری، اعمال تخفیف در عملیات فروش، حذف اطلاعات و .... بسیاری از عملیات هایی که در زیر سیستم ها صورت می پذیرد، به افراد ذی ربط اطلاع رسانی می کند. موتور نرم افزاری نظارت و کنترل فرآیندهای کسب و کار با تکیه بر سه روش مختلف قابلیت اطلاع رسانی وقایع کسب و کار را دارا است. از طریق سیستم پیام رسان داخلی با عنوان IMMS مخفف Internal Message Management System است که خاص رد و بدل پیام و اطلاعات بین کارکنان سازمان تهیه شده است. دوم ازطریق اکانت های ایمیل (Email Accounts) و در نهایت از طریق پیام کوتاه تلفن همراه (SMS) . کاربرد این موتور نرم افزاری در دو محور مدیریتی جهت نظارت بر وقایع و محور عملیاتی جهت تسریع در انجام وقایع کسب و کار قابل تعریف است. تنظیمات این امکانات از طریق زیرسیستم مدیریت سیستم انجام می گردد.

مدیریت متمرکز موجودیت های سیستم

کلیه تعاریف اولیه سیستم مدیریت کسب و کار در زیر سیستمی با عنوان مدیریت سیستم انجام می پذیرد. به عنوان نمونه معرفی کاربران و محدوده دسترسی آنها به کل امکانات زیرسیستم ها، تعیین فرمت کدینگ اقلام داده ای مختلف در زیر سیستم ها و نیز اقلام اطلاعاتی پایه مورد استفاده در انواع فرآیندهای کسب و کار از جمله اموری است که در مدیریت سیستم انجام می پذیرد.
همچنین در زیر سیستم حسابداری مالی سه سطح تفصیل مستقل یا شناور پیش بینی شده است و هر یک از سطوح تفصیل خود شامل بی نهایت سطح وابسته ( درختواره ای نامحدود ) هستند.

اعمال سطح دسترسی هم روی امکانات و هم روی اطلاعات

همانند بسیاری از نرم افزارهای مشابه، اعمال سطح دسترسی کاربران بر روی امکانات سیستم چه بصورت انفرادی و چه بصورت گروهی در سیستم مدیریت کسب و کار رایین سیستم نیز تهیه شده است . ولی نکته مهم اینجا است که در سازمانها و شرکت ها، نیاز به نوع دیگری از دسترسی ها بسیار خودنمایی می کند و آن امکان اعمال سطح دسترسی بر روی اطلاعات است. به عنوان نمونه کاربران مسئول وصول مطالبات برای انجام مطالبات می بایست به  مانده حساب مشتریان دسترسی داشته در عین حال برای جلوگیری از ایجاد مسائل حاشیه ای در درون سازمان، بهتر است به اقلامی مثل درآمد و یا هزینه های خود سازمان دسترسی نداشته باشند. یا به عنوان طرح مثالی دیگر می توان به این مورد اشاره کرد که در شرکت های بزرگ که شاید تعداد مشتریان آنها به هزاران مورد برسد، بهتر است که پیگیری مطالبات این شرکت ها بین چند کاربر مسئول تقسیم شود و بنابراین لزومی ندارد که همه این افراد به همه این اطلاعات که ازنظر ساختاری یکسان هم هستند، دسترسی داشته باشند. در سیستم مدیریت کسب و کار رایین سیستم، اعمال سطح دسترسی بر روی اطلاعات به همراه گزینه های بسیار کاربردی همانند تعیین ساعات دسترسی و یا تعیین تاریخ انقضاء دسترسی، به عنوان یک مزیت رقابتی این محصول با دیگر محصولات مجود در بازار، ایجاد گردیده است.

هم ورودی و هم خروجی اطلاعات از مایکروسافت اکسل

جامعه مدیران مالی و بویژه حسابداران، مهارت خاصی با نرم افزار مایکروسافت اکسل داشته و بسیار این محصول را مورد استفاده قرار می دهند. از اینرو مقادیر زیادی از اطلاعات آنها بر روی این نرم افزار ذخیره شده و بطبع یکی از دغدغه های آنها در برخورد با استفاده از یک نرم افزار جدید، چگونگی انتقال داده هایشان از اکسل به نرم افزارهای مالی - اداری و یا نرم افزارهای مدیریت کسب و کار است. بسیاری از نرم افزارهای مالی- اداری و مدیریت کسب و کار، امکان خروجی به اکسل را دارند. یکی از مزیت های رقابتی سیستم مدیریت کسب و کار رایین سیستم، وجود موتور انتقال داده های اطلاعاتی از مایکروسافت اکسل به درون نرم افزار مدیریت کسب و کار یا همان امکان ورودی اطلاعات از مایکروسافت اکسل در موارد زیر است:

o سند حسابداری
o اسناد زیر سیستم انبار شامل رسید و حواله انبار و ...
o اسناد زیر سیستم فروش شامل فاکتور و برگشت از فروش
o اطلاعات دارایی ثابت شامل دارایی های موجود از قبل
o اطلاعات احکام و کارکردهای پرسنلی در زیرسیستم حقوق دستمزد

مدیریت آرشیو اسناد

در هنگام ورود اطلاعات ، سیستم قادر به پیوست اسناد ضمیمه است. مثل ضمایم یک سند حسابداری که می تواند یک فایل اکسل، تصویر و یا هر گونه فایل اطلاعاتی مرتبط با سند حسابداری مذکور باشد. این ویژگی یکی از امکانات زیرسیستم اتوماسیون اداری تحت عنوان مدیریت آرشیو اسناد است. اشاره به این نکته نیز خالی از لطف نیست که این امکان، قابلیت استفاده به عنوان یک سیستم مستقل مدیریت آرشیو اسناد و بایگانی الکترونیک عمومی را داراست.

یک فنجان قهوه مهمان ما باشید

شاید احساس کنید الان امکان بکار گیری امکاناتی که در اینجا معرفی شده رو ندارید. ممکنه از نظر مالی و یا حتی از نظر انسجام کسب و کارتون این آمادگی رو در خودتون احساس نکنید. ولی زیاد سخت نگیرید. مسیر رسیدن به آمادگی ، یک مسیر بی پایانه و هیچوقت تموم نمیشه. ما خوشحال میشیم که با افراد با انگیزه ای که در کارشون جدی هستند آشنا بشیم و اونها رو با دنیایی آشنا کنیم که کسب و کارشون رو حسابی متحول کنه.

با ما تماس بگیرید تا گپی دوستانه با هم داشته باشیم.

با تماس با شماره تلفن ۸۸۵۲۳۹۱۰ - ۲۱ (۹۸)+  و یا تکمیل فرم ، هماهنگی های لازم برای حضور شما در شرکت انجام میشه و این فرصت بوجود میاد تا هر دو طرف از تجربه های جدید و آشنایی با افراد جدید بهره مند بشن.