معرفی سیستم تجمیع اطلاعات هتلداری مربوط به کلیه واحد های اقامتی تحت پوشش دربانک اطلاعاتی سیستم جامع هتلداری رایین، مستقر در دفتر مرکزی
با انجام محاسبات شبانه در هریک از واحد های اقامتی تحت پوشش، خلاصه اطلاعات آماری هتل در نرم افزار هتلداری واحد مربوطه فرآوری و ذخیره می گردد.، اطلاعات خلاصه شامل موارد زیر می باشد:
- اطلاعات تعدادی
- اطلاعات ریالی (درآمدی)
موتور جمع آوری خلاصه اطلاعات هتل ها (تولید شده در واحد طراحی و تولید نرم افزار شرکت مهندسی رایین سیستم در بهار سال ۱۳۹۹) امکان دریافت خلاصه اطلاعات فوق از هریک از نرم افزار های هتلداری (سرورهای) واحد های تحت پوشش مجموعه، و تجمیع آن اطلاعات در دیتابیس متمرکز (مستقر در دفتر مرکزی) را فرآهم آورده است.
راهنمای نحوه راه اندازی سیستم داشبورد مدیر ارشد، در دفتر مرکزی هتل های زنجیره ای
امکانات اضافه شده در نرم افزار دفتر مرکزی شامل دو بخش زیر است:
- مدیریت تجمیع اطلاعات
- نمودار ها
مدیریت تجمیع اطلاعات:
جهت دسترسی به این بخش باید وارد منو مدیریت > داشبورد > مدیریت جمع آوری اطلاعات از واحدها شوید.
در این صفحه کاربر قادر به مشاهده فهرست کلیه هتل ها و تنظیم زمان دریافت مکانیزه خلاصه اطلاعات فرآوری شده در هتل می باشد.
با تنظیم این زمان توسط کاربر، سیستم به صورت مکانیزه اطلاعات هر هتل را در زمان های مورد نظر جمع آوری و در بانک اطلاعاتیسرور دفتر مرکزی ذخیره می نماید.
در صورت عدم انجام محاسبات شبانه در هتل، اطلاعاتی جهت انتقال به نرم افزار دفتر مرکزی وجود نخواهد داشت.
نکته: اطلاعات قابل انتقال به سرور دفتر مرکزی، فقط مختص به روز های گذشته است، به عبارتی اطلاعات روز جاری هتل، فردای آن روز به سرور دفتر مرکزی انتقال می یابد.
در رویه بروز رسانی مکانیزه، سیستم حداکثراطلاعات ۶۰ روز گذشته هتل را به دفتر مرکزی انتقال می دهد.جهت دریافت اطلاعات روزهای قبل از ۶۰ روز یاد شده، کاربر باید به صورت دستی برای هر هتل مراحل زیر را انجام دهد.
- انتخاب ردیف مربوط به هتل مورد نظر
- فشردن دکمه تاریخچه
- تنظیم بازه تاریخی دلخواه و فشردن دکمه بروزرسانی
با انجام مراحل فوق در صورت وجود اطلاعات در هتل، اطلاعات به بانک اطلاعاتی دفتر مرکزی منتقل می گردد.
شایان ذکر است که این امر فقط در صورت بروز شرایط زیر موضوعیت می یابد:
- راه اندازی اولیه سیستم تجمیع اطلاعات
- عدم انجام محاسبه شبانه در هتل برای مدت بیشتر از ۶۰ روز
سایر امکانات:
- به روز رسانی دستی هر یک از هتل ها توسط کاربر (با فشردن دکمه بروز رسانی با هتل).
- بروز رسانی دستی کلیه هتل ها توسط کاربر (با فشردن دکمه بروزرسانی همه).
توجه گردد که رویه های فوق، همانند رویه مکانیزه عمل کرده و اطلاعات را حداکثر از ۶۰ روز گذشته منتقل می نماید. - مشاهده تاریخچه انتقال اطلاعات و بروزرسانی موارد گذشته (قبل از ۶۰ روز گذشته) ( با فشردن دکمه تاریخچه).
نمودار ها:
این بخش شامل دو نوع نمودار است:
- نمودارهای درآمدی:
- نمودار مقایسه ای درآمد به تفکیک (اقامت/پذیرایی/سایر).
- نمودار مقایسه ای درآمد به تفکیک نوع طرف حساب ( نقد/اعتباری/پرسنل/مامورین).
- نمودار تحلیل درآمد (درآمد، تخفیف، برگشت از فروش، حق سرویس، مالیات).
- نمودار مقایسه ای نقدینگی نزد صندوق ها.
- نمودار درصدی درآمد.
- نمودارهای تعدادی:
- نمودار درصد اشغال.
- نمودار تعدادی مهمانان مقیم.
مراحل راه اندازی اولیه:
- نصب نسخه جدید بر روی کلیه واحد ها و دفتر مرکزی تهران
- درنظر گیری (تعیین) تاریخ شروع
- تهیه و فرآوری اطلاعات روزهای گذشته هتل از زمان تاریخ شروع
- مراجعه به نرم افزار هتلداری
- مراجعه به منو هتلداری> گزارش ها > گزارش های مدیریتی > گزارش خلاصه صورت وضعیت هتل
- انجام محاسبات گذشته از زمان تاریخ شروع (بند ۲) با حذف اطلاعات گذشته و محاسبات مجدد
- مراجعه به نرم افزار دفتر مرکزی و انتقال اطلاعات به تهران:
- مراجعه به منو مدیریت > داشبورد > مدیریت جمع آوری اطلاعات از واحدها
- انتخاب ردیف مربوط به هتل مورد نظر
- فشردن دکمه تاریخچه
- تنظیم بازه تاریخی از تاریخ شروع (بند ۲) و فشردن دکمه بروزرسانی
